AI 学习资料 · 提示词互动指南·办公场景篇
商务与效率
AI 能大幅提升工作效率。本章介绍商务沟通、分析、规划和工作流程优化方面的提示词。
编者注：原页面的提示词可以在页面上直接填写。本库改为纯文本：方括号 [ ] 标出要换成你自己内容的地方，括号里是说明，或原书给的示例值。
AI 在商务中的作用
AI 擅长起草、分析和梳理结构，让你腾出精力专注于战略、人际关系，以及需要人来判断的决策。
商务沟通
商务邮件：正反对比
改前（模糊的请求）：
示例
给我的老板写一封关于项目的邮件。
改后（背景完整）：
示例
给我的经理（王静）写一封邮件，向她汇报第四季度营销项目的进展。
要点：项目能在 11 月 15 日的截止日期前完成；供应商的问题已经解决；需要她批准增加 3.5 万元预算。
语气：专业但友好（我们关系很好）
控制在 150 字以内，结尾提出明确的请求。
邮件起草
示例
起草一封专业邮件。
背景：
- 收件人：[收件人及关系]
- 目的：[请求/通知/跟进/道歉]
- 要点：[必须传达的内容]
- 语气：[正式/友好专业/紧急]
约束条件：
- 控制在 [X] 句以内
- 明确提出希望对方做什么
- 附上邮件主题
按目的分类的示例：
示例
[会议请求]：写一封邮件，请求与潜在客户会面讨论合作机会。简短一些，让对方容易答应。
示例
[棘手的沟通]：写一封邮件婉拒供应商的提案，同时维护好关系，为以后的合作留有余地。态度要明确，措辞要得体。
示例
[进展通报]：给利益相关者写一封邮件，通报项目进展。由于范围变更，项目比计划落后了两周。专业地说明情况，并给出补救计划。
演示内容
示例
为[第四季度销售策略]准备演示内容。
受众：[高管领导层]
时长：[15 分钟]
目标：[说服领导批准增加预算]
为每张幻灯片提供：
- 标题
- 核心信息（一个要点）
- 支撑要点（最多 3 个）
- 演讲备注（要说的话）
- 视觉建议（图表/图片/图示）
结构：
1. 开场，抓住注意力
2. 问题/机会
3. 解决方案/建议
4. 证据/支持
5. 行动号召
报告撰写
示例
撰写一份关于[拓展欧洲市场]的[建议]类报告。
报告类型：[建议]
受众：[高管层]
长度：[5 页]
结构：
1. 执行摘要（主要发现，1段）
2. 背景
3. 方法论（如适用）
4. 发现
5. 分析
6. 建议
7. 后续步骤
包含：在合适的地方建议用什么图表展示数据
语气：[正式商务]
分析与决策
分析原则
AI 可以帮你理清思路，但真实情况要由你来提供。最好的分析，是把 AI 提供的框架和你的领域知识结合起来。
SWOT 分析
示例
为[推出新款移动应用]进行 SWOT 分析。
背景：
[我们是一家中型金融科技公司，正在考虑推出消费者银行应用]
提供：
**优势**（内部积极因素）
- 至少 4 点，各附简要说明
**劣势**（内部消极因素）
- 至少 4 点，各附简要说明
**机会**（外部积极因素）
- 至少 4 点，各附简要说明
**威胁**（外部消极因素）
- 至少 4 点，各附简要说明
**战略启示**
- 从分析中得出的关键结论
- 建议的优先事项
决策框架
示例
帮我决定[选择哪个 CRM]。
选项：
1. [Salesforce]
2. [HubSpot]
3. [Pipedrive]
对我重要的标准：
- [易用性]（权重：高）
- [与现有工具集成]（权重：高）
- [成本]（权重：中）
提供：
1. 按每条标准给每个选项打分（1-5 分）
2. 加权分析
3. 每个选项的优缺点总结
4. 风险评估
5. 推荐方案及理由
6. 决定前需要考虑的问题
竞争分析
示例
把[Slack]和[我们的团队沟通工具]做对比分析。
研究对方的：
1. **产品/服务** - 产品、定价、定位
2. **优势** - 他们做得好的地方
3. **劣势** - 他们的不足之处
4. **市场地位** - 目标细分市场、市场份额
5. **策略** - 能看出来的方向和重点
与我们对比：
- 我们更强的地方
- 他们更强的地方
- 尚未被满足的机会
- 竞争威胁
建议：我们该采取哪些行动来提升竞争地位
规划与策略
目标设定（OKR）
示例
帮我为[第一季度营销团队]设定 OKR。
背景：
- 公司目标：[收入同比增长 25%]
- 现状：[在新市场的品牌知名度较低]
- 关键优先事项：[潜客获取、内容营销]
设定 3 个目标，每个目标配 3-4 个关键结果。
格式：
**目标 1：** 定性目标，要能鼓舞人心
- KR 1.1：定量指标（当前：X → 目标：Y）
- KR 1.2：定量指标（当前：X → 目标：Y）
- KR 1.3：定量指标（当前：X → 目标：Y）
确保关键结果：
- 可衡量
- 有挑战但能实现
- 有明确时限
- 看结果，而不是列任务
项目规划
示例
为[网站改版]制定项目计划。
范围：[新首页、产品页面、结账流程]
时间线：[3 个月]
团队：[2 名开发人员、1 名设计师、1 名项目经理]
预算：[35 万元]
提供：
1. **项目阶段** 及里程碑
2. **工作分解结构**（主要任务）
3. **时间线**（甘特图式描述）
4. **依赖关系**（哪项工作要等哪项完成）
5. **风险**（潜在问题和缓解措施）
6. **成功标准**（如何判断完成）
会议议程
示例
为[季度规划会]拟一份议程。
目的：[就第二季度的优先事项和资源分配达成一致]
与会者：[部门负责人、CEO、COO]
时长：[90 分钟]
格式：
| 时间 | 议题 | 负责人 | 目标 |
|------|-------|-------|------|
| 5 分钟 | 开场 | 主持人 | 背景介绍 |
| ... | ... | ... | ... |
包含：
- 时间分配
- 每项的明确负责人
- 预期的具体成果
- 会前需要做的准备
- 会后待办事项的模板
提高效率的工作流程
任务优先级排序
示例
用艾森豪威尔矩阵（重要/紧急四象限）帮我排任务的优先级。
我的任务：
[在此列出你的任务，例如：
1. 准备季度报告（周五截止）
2. 审阅求职申请
3. 回复供应商邮件
4. 规划团队外出活动
5. 更新 LinkedIn 个人资料]
将每项归类为：
1. **紧急+重要**（优先处理）
2. **重要但不紧急**（安排时间）
3. **紧急但不重要**（委托他人）
4. **既不紧急也不重要**（不做）
然后提供：
- 建议的执行顺序
- 时间估算
- 哪些可以交给别人、哪些可以不做
流程文档
示例
把这个业务流程写成文档：[客户退款申请]。
包括：
1. **流程概述**（1 段）
2. **触发条件**（什么情况下启动这个流程）
3. **步骤**（编号，注明负责人）
4. **决策点**（按“如果 X，则 Y”的格式写）
5. **产出**（这个流程产生什么）
6. **涉及的系统**（工具/软件）
7. **例外情况**（边界情况及处理方式）
要求：写得足够清楚，新员工照着就能做
标准操作流程（SOP）
示例
为[把新员工加入 Slack 工作区]编写 SOP。
受众：[人力资源管理员]
难度：[面向入门用户]
包含：
1. 目的和范围
2. 前提条件/要求
3. 分步说明
4. 截图位置（先放占位）
5. 质量检查点
6. 常见错误和故障排除
7. 相关 SOP/文档
8. 版本历史
沟通模板
向利益相关者通报进展
示例
写一份[CRM 迁移项目]的进展通报，发给利益相关者。
状态：[有风险]
报告周期：[1 月 6 日至 10 日这一周]
格式：
## 项目名称：进展通报
**状态：** 🟢/🟡/🔴
**本期进展：**
- 成果 1
- 成果 2
**下期目标：**
- 目标 1
- 目标 2
**风险/阻碍：**
- 如有
**需要决定的事项：**
- 如有
反馈请求
示例
写一条消息，请大家对[新产品路线图文档]提意见。
背景：[这份文档将决定我们第二季度的工作重点，我想确认没有遗漏]
需要反馈的具体方面：[时间线可行性、资源分配、遗漏的功能]
截止时间：[周五下班前]
语气：专业但不过于正式
提几个具体问题，让对方容易回复
来自 prompts.chat 的提示词模板
扮演商业顾问
示例
我希望你扮演一名商业顾问。我会描述企业遇到的情况和难题，你来提供战略建议、分析问题的思路框架和可执行的建议。借鉴成熟的商业原则，同时保持实用和具体。
扮演会议主持人
示例
我希望你扮演一名会议主持人。帮我规划并主持高效的会议：制定议程，建议讨论框架，帮我归纳讨论内容，并起草会后的跟进邮件。目标是让会议有成果、能落实到行动。
总结
关键技巧
说清受众和他们的需求，明确想要的结果，写上相关背景和约束条件，指定格式和结构，并注意职场场合需要的语气。
小测验：让 AI 写商务邮件时，你应该始终提供哪些信息？
- A. 只给你想讨论的话题
- B. 收件人、目的、要点和期望的语气
- C. 只有收件人的姓名
- D. 网上找的模板
答案：B。 有效的商务邮件需要上下文：你写给谁、为什么写、必须传达什么以及适当的语气。AI 猜不出你和对方的工作关系，也不了解你所在组织的情况。
日常的商务沟通可以交给 AI，你则专注于战略和人际关系。